Vejamos as definições de alguns documentos muito utilizados no dia-a-dia de um escritório.
MEMORANDO
As características peculiares ao memorando faz com ele se situe dentre a chamada redação oficial, dado o seu caráter retratado pela impessoalidade. Mediante tais postulados remetemo-nos à ideia de um discurso claro, objetivo e preciso, bem como estruturado em uma linguagem regida pelo padrão formal e em um formato que traduz uniformidade, isto é, pré-estabelecido, padronizado.
Somadas a essas características, ressalta-se o fato de que o memorando também se revela pela sua agilidade, isentando-se de quaisquer procedimentos burocráticos que inviabilizem este propósito. Figurando como uma comunicação eminentemente interna, o memorando tende a permitir o contato entre as unidades administrativas de um mesmo órgão, podendo se encontrar, hierarquicamente, em níveis diferentes ou semelhantes.
No que se refere à finalidade discursiva, esta pode se referir a questões meramente administrativas, como também pode ser utilizado para a exposição de projetos, ideias e diretrizes a serem adotados por um determinado setor do serviço público, por exemplo. A agilidade, característica marcante, permite que os despachos sejam proferidos no próprio documento, evitando assim o acúmulo de documentações ora em trâmite.
ATA
É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões,reuniões ou assembleias realizadas por comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou "ordem do dia", previamente divulgada.
É geralmente lavrada em livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos de abertura e de encerramento.
O texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos, ocupando cada linha inteira, sem espaços em branco ou rasuras, para evitar fraudes. A fim de ressalvar os erros, durante a redação, usar-se-á a palavra "digo"; se for constatado erro ou omissão, depois de escrito o texto, usar-se-á a expressão "em tempo". Quem redige a ata é o secretário (efetivo do órgão, ou designado ad hoc para a reunião). A ata vai assinada por todos os presentes, ou somente pelo presidente e pelo secretário, quando houver registro específico de freqüência.
OFÍCIO
Um ofício é uma correspondência oficial, enviada normalmente a funcionários ou autoridades públicas. O ofício é o tipo mais comum de correspondência oficial expedido por órgãos públicos, em objeto de serviço. Seu destinatário, no entanto, além de outro órgão público, pode ser também um particular. O conteúdo do ofício é matéria administrativa, mas pode vincular também matéria de caráter social, oriunda do relacionamento da autoridade em virtude de seu cargo ou função.
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Fontes:
Blog da Professora Katia Barros - katyabarros.blogspot.com.br
Winkipédia - pt.wikipedia.org